Compliance – ein Thema nicht nur für die Rechtsabteilung im Unternehmen

Mit ImmiSMART hat unser Partner CIBT und NewlandChase eine neue Digitale Lösung im Angebot, welche Unternehmen hilft, Geschäftsreisen und Mitarbeiterentsendungen rechtskonform durchzuführen. Bei travelBrain gehen wir davon aus, dass viele Länder in der EU und auch in Übersee das Vorhandensein von A1 Formularen und die korrekte Anwendung der EU-Meldepflichten in den nächsten Monaten verschärfen werden.

Man kann schon sagen, dass sich die Arbeitswelt in vielen Bereich sehr stark verändert hat. Die COVID-19 Pandemie hat die Dynamik der Belegschaft – wo möglich und umsetzbar – mit dramatischer Geschwindigkeit vom Büro ins Home-Office verlagert. Es zeigte sich, dass Mitarbeitende über virtuelle Netzwerke effektiv zusammenarbeiten können. Ferner gibt es auch sehr viele Mitarbeitende, die für sich eine Remote Stelle im In- oder Ausland wünschen. Unternehmen richten sich darauf ein, um Talente im Unternehmen zu halten. Die heutige Belegschaft ist durch die Zusammenarbeit zwischen Teams, Büros und Ländern dynamischer denn je.

Nicht nur die Umstellung auf Remote Work bringt neue Herausforderungen.  Auch internationale Reisen und die Versetzung von Mitarbeitenden an ausländische Standorte verlangen nach rechtskonformen Lösungen. Die legalen und steuerlichen Auswirkungen auf den Mitarbeiter und die Mitarbeiterin und auf die Unternehmen werden oftmals unterschätzt. Dazu kommen finanzielle und Reputationsrisiken, falls ein Unternehmen wissentlich gegen geltende Vorgaben verstösst. Eine Firmenstrategie und die richtigen Informationen zur richtigen Zeit können den Prozess dabei erheblich vereinfachen und Risiken minimieren.

Um eine widerstandsfähige und virtuelle Belegschaft aufzubauen, sehen sich Unternehmen in der Pflicht den Standort ihrer Mitarbeiter und die Gültigkeit ihrer Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen zu überprüfen. Unternehmensrichtlinien sollten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass sie vollständig sind und mit den örtlichen Beschäftigungs- und Arbeitsgesetzen in dem Land übereinstimmen, in dem der Mitarbeiter Arbeitstätigkeiten ausführt.

Viele Unternehmen suchen neben der Expertise eines Dienstleisters auch nach digitalen Lösungen. Etwas Neues gibt es jetzt von unserem Partnerunternehmen, dem internationalen Mobilitätsdienstleister CIBT und NewlandChase. Mit ImmiSMART steht die nächste Generation der marktführenden Visa- und Immigrationssoftware zur Verfügung. ImmiSMART stimmt die Personalressourcen, Geschäftsreisen und globalen Mobilitätsabläufe von Unternehmen aufeinander ab, was zu einer vollständig konformen mobilen Belegschaft führt. Sofortige Bewertungen, die bestimmen, ob ein Mitarbeiter vor der Reise ein Visum, eine Arbeitserlaubnis oder eine andere Art von Dokument benötigt (einschließlich COVID-19 Beschränkungen) werden ermittelt. Dies spart den Reisenden Zeit und reduziert die Ausgaben für Geschäftsreisen, indem Offline-Konsultationen mit einem Berater erheblich verringert werden.

Sehen Sie sich das untenstehende, kurze Video an, um zu erfahren, was die ImmiSMART-Plattform für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden/Reisenden tun kann.

Und wenn wir schon von Compliance und der generellen Einhaltung von Richtlinien sprechen, dann sollten wir auch über Spend Management sprechen. Stellen Sie im Unternehmen bereits sicher, dass Ihre Mitarbeitenden Reise- und sonstige Spesen gemäss den steuerrechtlichen Vorgaben erfassen und Belege rechtssicher archiviert werden? Sie arbeiten schon mit einer Expense-Software oder sind auf der Suche nach einer einfachen, aber umfassenden Anwendung für eine automatisierte Reisekostenabrechnung mit viel künstlicher Intelligenz (Yokoy – Spend Management Platform)  – wir helfen Ihnen bei der Auswahl, Implementierung oder der Optimierung einer bestehenden Implementation.

Wenn Sie mehr wissen möchten, kontaktieren Sie mich gerne für ein unverbindliches Erstgespräch.

Adrian Matt für travelBrain