Der Anlass: AXA Assistance Corporate Mobility Forum am 4. Juni 2013

Auf Einladung der Inter Partner / AXA Assistance durfte ich am vergangenen Dienstag vor einer illustren Kundenschar im Radisson Blu am Flughafen Zürich über die zukünftigen Herausforderungen für Travel Manager und die aufkommenden Door-to-Door Applikationen referieren.

Tendenzen in der Organisation von Geschäftsreisen und die Auswirkungen auf die Unternehmung und Ihre Mitarbeitenden.

Zusammen mit Rolf Schwarz von AXA Assistance habe ich den Anwesenden aufgezeigt, mit welchen Themen sich nicht nur die Travel Manager sondern auch die Linienvorgesetzten, und die Personal- und Finanzabteilungen in den nächsten Monaten befassen müssen.

Etwas detaillierter ausgeführt haben wir das anhand von Beispielen zu:

• Entbündelung der Flugtarife und die Auswirkungen auf die Travel Policy, den Reiseantrag und die Spesenabrechnung
• Open Booking / Managed 2.0 und die damit verbundene Oeffnung der Buchungskanäle. Hier stehen die Kontrolle der Travel Policy und die Datensicherheit im Vordergrund.
• Mobile Payment und die Möglichkeiten, Ausgaben in Echtzeit zu erfassen, gegen die Travel Policy zu prüfen und Spesenabrechnungen automatisch zu befüllen.

Rolf Schwarz hat im Anschluss das Thema Duty of Care, die Fürsorgepflicht der Unternehmung aufgenommen. Dabei hat er die Zuhörer auf die Aufgaben im Bereich Information der Reisenden vor der Reise und Risikovermeidung während der Reise und auf die zwingend notwendige Versicherungsdeckung aufmerksam gemacht.. Nicht ohne den Hinweis:

Eine Geschäftsreiseversicherung ist eine gute Sache – reicht aber noch nicht aus!

Für einige Aaaahs und Oooohs hat danach die Vorstellung der neuen Door-to-Door Lösungen gesorgt. Seit einigen Wochen ist der Anbieter KDS mit dem Programm KDS NEO auf dem Markt. Die ersten B2B-Kundenlösung, bei der die Planung bzw. die Reise tatsächlich schon an der Haustüre der Reisenden beginnt. Um das Potential solcher Lösungen aufzuzeigen, habe ich dem Publikum einige Beispiele mit der frei verfügbaren Applikation Rome2Rio gezeigt. Beeindruckend zu sehen, wie die zusätzliche Suche nach lokalen Transportmöglichkeiten nicht zulasten der Geschwindigkeit geht.

Lasst Euch das nicht entgehen – und macht selber einige Tests.

Spannend an den neuen Lösungen ist, wie hier verschiedene Verkehrsmittel für die Reise verglichen werden und auch gleich die CO2-Emissionen detailliert angezeigt werden. Grünes Reisen – wie es sich auch der Schweizer Anbieter von Multi-Modal-Search “RouteRank” auf die Fahne geschrieben hat – ist also durchaus möglich.

Richtig interessant an den neuen Tools ist aber die Verfügbarkeit von zusätzlichen Informationen zur Anreise zum Flughafen und zur Weiterreise zum Hotel oder Kunden vor Ort. Diese Daten sollen für die Weiterverwendung im Reiseantrag, beim Traveler Tracking, beim Reporting und natürlich auch für die Spesenabrechnung zur Verfügung stehen. Alles deutet auf eine Optimierung der Prozesse hin.

Falls auch noch das Disruption-/Crisis-Management in die Applikationen Einzug hält, dann reden wir von wirklich grossen Veränderungen für die Branche. Bei Zugverspätungen, Staus und anderen Gründen die dazu führen, das ein Flug verpasst wird, werden sofort auswählbare Alternativen auf dem Mobilgerät angzeigt. Die Annullation des aktuellen Fluges, die Rückerstattung des Tickets und die Neubuchung sind dann per Klick auf den entsprechenden Button möglich. Natürlich unter Einhaltung der Firmen Policy.

Smart, oder?

Neben den kleineren Störungen im Reiseablauf gibt es leider auch immer wieder solche von grösserem Ausmass. In diesen Fällen ist die Vorbereitung auf die Reise und die Betreuung der Reisenden währen der Reise wichtig. Auch die Zustellung von aktuellen Warnmeldungen mit Einfluss auf die Reise muss hier gewährleistet sein. Von AXA gibt es für diesen Bereich die Applikation Webcorp auf dem Internet und in Kürze auch eine App für mobile Geräte unter dem gleichen Namen. Die Beta-Version der App durfte ich in den letzten Wochen bereits für den regelmässigen App-Check by TravelBrain für die Fachzeitschrift Business Traveltip testen.

Natürlich haben wir den Anwesenden auch aufgezeigt, dass die neuen Features nicht nur dem Reisenden Vorteile bringen sondern auch dem Travel Manager, der Personalabteilung, den Finänzlern aber auch einiges für das Management bereithalten.

Den Abschluss der Präsentation machte dann Rolf Schwarz mit einem Hinweis auf das Portfolio der AXA Assistance rund um die Geschäftsreise – und das geht tatsächlich weit über die Geschäftsreiseversicherung hinaus!

Beim abschliessenden Steh-Lunch gab es dann noch die Möglichkeit sich mit den Besuchern etwas eingehender zum einen oder anderen Thema zu unterhalten. Nicht nur das Gezeigte und Gehörte hat dabei zu regen Diskussionen geführt – auch die erstmals von mir verwendete Prezi-Präsentation haben viele Anwesende als frisch und gelungen kommentiert.

Adrian Matt für TravelBrain